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综合信息技术推动法律服务革新

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近年来,信息技术的发展冲击了传统的律所服务方式。在面对愈加激烈的同行竞争时,律所期待法律信息技术的使用可以使自身和其他竞争者区别开来,展现更为灵活、商务、以客户为中心的一面。同时,法律信息技术文化也正在顺应商业竞争而转变,灵活化的进程、直观的应用和综合的系统拓宽了律所与客户的协作渠道,拉近了二者间的距离。可以肯定的是,法律信息技术的综合使用在律所的工作中越来越重要。

一、灵活办公

自带设备(BYOD, Bring Your Own device)工作方式的兴起帮助律所实现了办公灵活化,从而完成法律服务行业的现代化转型。安睿律师事务所的IT总监Paul Caris认为,运用技术不是为了技术本身,而是为了优化用户的体验。英国博闻律师事务所的IT总监Janet Day也认同这个观点,他认为消费型科技能使律所运用更灵活的工作方法,从而让“使用者而非技术来决定如何工作”。值得注意的是,BYOD仍需要更妥善的安保方案来支持。

此外,客户期望律师能够全天不间断地提供服务,因此律所应通过科技手段支持律师,保证他们能够随时随地使用律所的系统和设备,进行灵活办公。目前,律所与客户的协作已经超越双方的简单对话,发展成了法律信息技术咨询的模式,律师使用特定的技术工具来帮助客户进行案件整合、文件分类。

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二、自动化

将标准流程和功能加以自动化,可以使律师专注于提供专业建议。自动化文件生成工具为业务繁重的律所提供支持,让它们快速而低成本地完成标准化的文件与合同。类似的工具也被应用到了商业进程自动化中,其行政功能可以确保进程中没有遗漏且囊括了所有必需信息,从而降低风险。

以Epoq旗下的DirectLaw为例,该产品是一个在线文件集成系统,客户可以利用这个系统的在线表格完成法律文件的初稿,供律师批阅。这项服务使律师们可以将精力集中于专长,从而把他们提供的服务与来自商业领域的竞争者区别开。
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三、综合IT系统

综合IT系统为律所开拓了一种更为灵活的商业模式,其中包括工作流程、方法步骤、文件管理、时间记录、电子账单等。跨国律所如Allen&Overy,已在各国的办公室之间开发了完善的综合IT系统,促进了 国际化 团队中不同地方律师之间的协作。这家律所的CIO Gareth Ash介绍道,A&O的数据库管理系统有复杂的搜索技术作为支持,为每一项事务的相关资料都提供了一个独立且安全的储存空间。

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四、企业资源计划(ERP)

中型律所青睐于投资立即可用的实践管理系统(PMS, Practice Management System)。目前最新兴的方案指向企业资源计划,包括基于整个工作流程的实时采集、记账、报告、人力资源规划等。律所、数据库与ERP系统合作的优势就在于所有的数据都可以放置在一个基础的储存空间,允许随时更新读取,以此避免副本的增加和商业智能工具的滥用。

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五、商业智能

商业智能可以帮助法律服务部门向现代化转型。尽管商业智能在零售这样的动态部门已经十分常见,在法律领域它仍是新兴潮流。根据2011年LSN法律IT环境调查报告的数据显示,70%英国律所使用了商业智能,42%利用商业智能工具来汇报成本和盈利、生成预算、将数据和重要指标联系起来。商业智能在项目管理方面也发挥着重要作用,律所需要对所挑选的法律项目的诉讼预算进行准确定位、计划与执行。
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六、云计算

云计算可以帮助律所实现快速信息整合。云端服务创造竞争优势,传递高效、客户中心的价值理念,并使律所快速看到对IT投资的回报。它向小型律所提供了处理大量资料的空间,常用的“软件即服务”(SaaS)不需要大额的提前投资,允许律所根据内外发展情况更新调节系统和服务的规模,资源也可定期更新,并根据现实变化进行快速调整。
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七、诉讼准备

新型的科技技术也为法律诉讼服务提供了便利。诉讼准备过程重视数据管理和保留,新型科技技术可以帮助律所决定哪些数据值得保留和管理。例如产品Recommind,它具有自动分类、专业定位、复杂搜索等技术,对大律所来说尤其有价值。另外一个重要的功能突破是合作式的邮件管理功能,该功能拥有强大的数据库和搜索系统,能自动将邮件按项目、案子和客户归档,实现电子管理。

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处于当今信息时代,法律环境愈加依赖法律信息技术的使用。可调节的系统和灵活化的工作模式也使律所能抓住更多机遇,迎接更多挑战。《法律服务法》推动律所进入21世纪的商业环境,法律信息技术也必将成为律所成功转型的催化剂,逐渐从幕后走向舞台。

文章来源:Racounter,2016年1月26日,第6页。

转载自微信公众号“理脉LegalMiner”。