作者:景云峰 徐健峰 李慧斌 闫璐 金杜律师事务所公司业务部

 

引言

为了化解当前复杂国际环境下企业经营中的合规风险,很多企业已经初步完成了以中美为核心的出口管制合规制度设计以及体系搭建工作。但是,仅仅停留在纸面上的合规制度在实践中面临诸多不尽如人意之处。为此,本文拟结合有关成功案例,通过对出口管制信息化合规管控解决方案加以分析,进而协助广大企业顺利跑完有效出口管制合规工作的“最后一公里”。

一、从成功案例看出口管制合规信息化优势

中国某知名通讯公司在与美国监管机构达成和解协议后,基于新的和解协议,建立了一系列有效的专项合规计划,尤其是出口管制合规体系,走在了业界前沿。该公司吸取之前的经验教训,除了增加合规投入、加强合规组织建设、提高合规人员专业能力和企业合规文化外,其着力构建的出口管制信息化合规管控体系可谓功不可没,成为了能够有效识别风险、防范风险、提高合规效率、促进合规政策有效落地的重要保障。

通常来讲,建立出口管制信息化合规管控体系,至少可以体现出如下三个方面的优势:

1. 风险筛查的准确性和效率性得以大幅提升。

通过自动扫描系统对客户、供应商等合作伙伴进行自动筛查和管理,有效识别出禁运国地区的公司以及受限制的实体或个人,既避免了人工筛查的疏漏,保证扫描的权威性和准确性,又实现了以系统代替人工初步审核,降低合规人员的工作量,极大地提高了日常合规工作的效率。

2. 实现受控物项占比计算及编码分类自动化。

对产品进行定期的占比计算以及出口管制编码分类(Export Control Classification Numbers,简称ECCN),对产品进行信息化的分类管理,可以定期更新产品ECCN信息,保证产品的合规性,也便于后续的筛查和审计。

3. 系统风险初筛与人工审核的有机结合。

在出口、再出口或以其他方式转移产品、软件或技术,或者在提供相关服务之前,对产品进行自动化筛查,并结合客户、用途、目的国等信息对营销合同、供应链、财务等业务进行筛查,自动识别出出口管制合规风险后进行人工审查,以保证公司业务符合出口要求。

其次,打造一个相对完善的出口管制合规信息化体系,至少应当包括以下三个方面的要素:

1. 通过业务系统与合规信息化系统的对接,嵌入合规管控点,要求所有相关的业务都要进行自动化的筛查,确保筛查的全面性、准确性和权威性;

2. 通过自动化合规筛查,大部分合规的业务和合作伙伴可以自动快速通过,只针对少部分有合规风险的情况由出口管制合规的专业人员介入和处理,可以提高合规的效率,也减少对公司业务的影响;

3. 信息化合规管控平台的建立,一方面保证出口管制合规专项计划的切实有效,另一方面也有利于提升效率,随时获知改进需求,保证公司的出口管制动作及轨迹等相关记录的完整性,便于配合开展合规审计以及向外举证、得到外部监管部门及合作伙伴的信任。

二、信息化是出口管制合规未来发展的必然趋势

当前企业管理中,合规管控体系作为企业管理的重要一环,其有效性是其最重要的评价指标,也是实现其合规价值的前提,而合规管控信息化是其合规计划有效性的重要保障。因此,出口管制合规也不例外,信息化是其未来发展的必然趋势。

1. 合规的效率是影响合规有效性的重要因素。

如前例所述,出口管制合规信息化建设有利于合规效率的提升,降低对业务的影响,反之,缺乏合规的信息化建设,会导致业务合规成本上升,甚至影响业务正常进行。企业出口管制合规归根结底是业务的合规,为了公司更好更平稳的发展。要保证业务合规,无可避免地会影响业务效率,要平衡好二者的关系。因此,合规的效率是影响合规有效性的重要因素,一旦合规效率过低,导致业务根本无法开展,那么必然会受到业务部门的抵触,甚至导致公司发展停滞、倒退,“皮之不存,毛将焉附”,公司经营若陷入风险,空谈合规无疑是本末倒置。

2. 全面而准确地识别风险是实现合规有效性的前提。

出口管制信息化建设有利于风险识别的准确性和全面性,缺乏信息化建设,仅依靠人工筛查,可能会有所疏漏,缺乏权威性。全面而准确地识别风险是实现合规有效性的前提。如果风险都无法识别,或有所疏漏,那么很难说合规计划是有效的。众所周知,系统之所以可靠是因为一旦设定统一的出口管制合规标准,系统会按此标准统一执行,几乎不会存在遗漏。但是人工筛查,由于业务数量庞大,要逐单地全面筛查,就像老师人工审阅大量试卷,难免会有疏漏或者审核尺度不一,因此一定程度上会缺乏权威性和准确性。

3. 记录保存是证明合规有效性的重要证据。

记录保存是证明合规有效性的重要证据,缺乏出口管制合规信息化建设,会导致合规动作及轨迹难以被记录和保存,既导致后续的审计难以追根溯源,又难以向外部提供相应的证据,从而无法取得外部的信任,很难举证合规计划的有效性。

4. 确保出口管制合规真正落地的重要保证和有力措施。

如有效合规理论中提到的,合规不仅仅是落在纸面上,更要实现对业务合规管控的切实落地。出口管制合规信息化建设,是实现出口管制合规落地的重要保证和措施,是实现有效合规的要求和途径。在出口管制合规实践中,当前很多出口管制合规实践前沿的公司,在接受监管方处罚和达成和解协议时,均被要求建立相应的出口管制信息化合规体系,如自动化筛查工具、合规系统与业务系统对接、将合规管控点嵌入业务流程、搭建风险评估平台等。因为如前所述,出口管制合规信息化有利于实现合规与业务的统一,提高合规效率,保证合规筛查结果的可靠、准确和权威,从而建立有效的合规计划。而建立有效的合规计划,也是合规不起诉的要求之一,所以出口管制合规信息化建设也是达到监管机构合规不起诉目的的必要前提。

综上所述,出口管制合规信息化建设是合规效率和可靠性的必然要求,是合规有效性的保证,是获得减轻处罚或者免予处罚的重要证据来源。而缺乏合规信息化建设,往往会导致合规管控的失控、导致合规风险、导致合规管控的无效,无法实现合规的价值和目的。

三、何为出口管制信息化合规管控解决方案

那么到底何为出口管制合规信息化建设?我们认为,出口管制合规信息化建设并非是某一个单独的模块,而是一套完整的信息化合规管控解决方案,包括合规风险评估信息化、合作伙伴及产品管理信息化、合规筛查自动化、合规管控平台一体化、合规资源信息化。

  • 合规风险评估信息化是整个信息化合规管控方案的起点;
  • 合作伙伴及产品管理信息化是信息化合规解决方案的基础和前提;
  • 合规筛查自动化是整个解决方案的工具和基石;
  • 合规管控平台搭建保障整个解决方案的顺利运作;
  • 合规资源信息化为业务人员和合规人员赋能,为整个解决方案的实现提供人力的支撑。

出口管制信息化合规管控解决方案项下主要模块的内容和作用如下表:

四、如何设计与实施出口管制信息化合规管控解决方案

如前所述,出口管制信息化合规是一套整体的解决方案,要打造出口管制信息化合规体系,实现有效合规,通常需要按照以下步骤实施:

1. 评估公司当前出口管制合规管控现状。

梳理当前公司现有合规政策、制度和规范要求,以及对应的实行情况,这是打造出口管制信息化合规管控方案的环境背景。

评估公司当前纸面化合规体系建设的情况,比如公司是否具备管理层承诺,是否制定出口管制合规手册,各个业务领域是否有相应的规范要求出口、再出口、转移产品或提供服务时要进行合规筛查,是否有记录保存的要求,是否有定期组织培训,是否有相应的合规审计稽查机制等,以及这些合规制度是否为业务部门所认可,并有效执行。因为出口管制信息化合规管控方案解决的就是公司的合规政策、制度无法落地、落地成本过高、效率低下影响业务等问题,即通过信息化手段和工具,将纸面的制度政策变成具体可行的系统化、信息化工具,从而达到提高效率、降低合规成本、减少对业务影响的目的。所以高层承诺、手册、培训等ECP八要素的合规制度建设情况,构成出口管制信息化合规方案的背景和任务,要有明确的合规制度、明晰当前纸面化合规制度面临的问题,再因地制宜、有的放矢的定制化相应的信息化合规管控方案。

2. 评估公司当前业务情况,梳理当前业务信息化水平,确保准确完整的业务数据可获得。

梳理当前公司的主要业务,评估各业务领域的信息化管理水平,准备好合规筛查所需要的相应业务数据。具备业务领域信息化管理系统以及完整准确的业务数据信息是实施出口管制信息化合规管控的前提。归根结底,合规是为了保证公司业务的可持续发展,因此,公司的业务情况也决定了公司是否需要进行出口管制信息化合规建设以及如何进行信息化合规建设。

(1)要先评估公司的主要业务是否存在出口管制风险,以确定是否有出口管制合规建设的必要性。

(2)要梳理当前公司的主要业务、运营模式和业务流程,并根据公司的出口管制政策制度,评估主要的出口管制风险点,这些风险点就是出口管制合规信息化需要关注的关键管控节点。

(3)梳理上述业务所涉及的公司信息化管理系统,如客户管理系统、订单系统、发货系统等。公司的业务信息化管理水平影响出口管制合规信息化方案的实现,因为出口管制合规判断基于的是业务数据情况,只有业务环节已经实现了信息化管理,才能够打通业务系统与合规管控系统,合规筛查所需要的数据信息才能被准确完整地传递给合规系统,实现合规自动化筛查,保证合规管控的有效性。

(4)合规管控所筛查的数据都来自于业务,比如客户信息、收货目的地、产品信息、合同用途等,如果基础数据失真,那么业务系统传给合规管控系统进行筛查的数据也不可能准确,筛查结果当然也不具有权威性和可信度。因此,业务基础数据的准确性和完整性是实施出口管制信息化合规管控的基础和前提。

3. 制定完整的出口管制信息化合规管控方案。

根据公司的合规政策制度和业务情况,开发出口管制合规筛查工具,打造出口管制合规管控平台,制定完整的信息化合规解决方案,与外围业务系统对接进行管控,以实现公司合规政策制度的落地、确保业务合规。

(1)根据公司合规制度需求,开发自动化筛查工具,针对出口管制四要素进行自动化筛查,包括合作伙伴黑名单筛查、禁运国筛查、产品筛查以及用途风险筛查。

(2)以自动化合规筛查工具为核心打造合规管控平台,利用自动筛查工具,识别合规风险,促进合规审核自动化。当出现系统认为有合规风险的情况时,系统将锁定业务单据、中止业务流程,由合规专家人工介入进行进一步的尽职调查和合规分析,以得出最终结论,并由系统依据此结论释放或终止该业务。

(3)上述所有的合规操作均需要在系统中完成,合规管控平台要对每一步的结果和举证进行记录保存,以便后续的数据比对、合规审计和合规举证,甚至是追责和奖惩。

(4)根据业务风险评估的情况,识别关键业务节点,设定关键合规管控点,制定合规管控方案,将关键业务系统和合规管控平台、合规筛查工具对接,实现关键业务节点的自动化筛查和管控,使绝大多数无合规风险业务自动通过,集中合规人力资源于高合规风险的业务案件,快速给予业务指导,提高合规效率,减少对业务运行的影响。

4. 完成出口管制信息化合规管控方案的系统开发、联调测试及试运行评估。

出口管制信息化合规解决方案确定后,在实施前要同相关业务系统的业务人员、IT技术人员进行充分的沟通,将合规要求“翻译”为业务语言、IT语言,以便业务和IT人员可以更好地明晰合规需求,配合系统开发、对接和联调测试,保证落地后的实施方案既能够满足合规要求,又不影响业务正常运行,还要有利于业务效率的提高。在合规信息化系统开发和联调测试时,要重点关注合规需求的实现和对业务的影响,并及时调整参数、匹配率等内容,既要保证不遗漏、没有合规风险,又要降低对业务的影响,尤其是锁定业务单据、合作伙伴、产品的情况,实现合规和效率的平衡。在联调测试完成后,最好进行一定时期的灰度测试或试点运行,保证系统上功能的可用性、合规的完整性,评估好对业务的影响。

5. 出口管制信息化合规解决方案全面实施及宣贯推广。

经过充分的联调测试和试运行之后,就可以正式上线整体的出口管制信息化合规管控方案,进行全公司的宣贯和推广,并给予必要的培训和指引,明确接口人员,确保相关的合规人员、业务人员、IT技术人员都可知可用相应的合规管控信息化系统,一旦出现需要人工介入的情况,比如业务存在合规风险被系统锁定,需要合规人员介入处理,或者系统功能出现错误,需要IT技术人员维护和解决时,能够及时找到对应的接口人员处理,确保业务流程的顺利进行。

6. 出口管制信息化合规解决方案实施后的运维、优化及审计。

要注意对合规信息化系统平台的日常运维、新功能的优化升级以及定期审计。

(1)因为信息化合规解决方案主要依靠的是系统功能,在日常运行过程中无可避免会出现一些Bug或者相关人员对系统功能的一些疑问,所以要注意对系统日常的运维和监控,一旦出现波动情况,要及时处理,响应相关人员的问题和需求。

(2)在信息化系统应用过程中,相关的用户,包括业务人员、合规人员,总会有一些新的需求,比如优化一些系统上的功能,开发一些新的功能以提高效率等需求。甚至由于外部监管的法规变化,也会产生对合规信息化系统的优化需求,比如美国出口管制制裁清单的变化、禁运国的变化、中国出口管制法的颁布等,都要求合规信息化系统同步进行优化和升级,因此出口管制信息化合规解决方案不是一成不变的,而是要根据需求变化、法律变化、实践变化不断进行调整和优化。

(3)针对信息化合规解决方案的实施落地情况,也要有定期的监控和审计,回溯以往业务的管控情况,确保业务关键节点均已被覆盖,并无遗漏;确保业务信息录入、传输的规范性和完整性;确保高风险业务合规人工介入审核结论的准确性;确保所有关键业务合规管控记录保存的完整性,由此对违规事件进行问责、披露和惩罚,保证合规管控方案的切实落地执行。

结语

信息化无疑是未来出口管制合规工作的发展趋势。其既可以保证纸面化的合规制度全方位的实施落地,又能够提高合规效率,解决传统合规中对业务效率影响过大的问题,实现合规与效率的平衡。同时,相比传统的人工审核和记录,在对外部监管的合规举证中,出口管制合规信息化系统可以更详尽更客观地记录何时何地对业务的合规审核措施,更能得到监管机构的认可和信任,一旦发生违规事件,也能够更轻易证明自身主观无过错,从而获得减轻或者免除处罚。以上这些都是传统线下单纯依靠人工合规所无法比拟的。

综上,完整的出口管制信息化合规管控解决方案更有利于解决企业合规效率的问题,帮助企业落实合规政策制度,实现合规计划的有效性,助力企业完成出口管制合规工作的“最后一公里”。

感谢全球性数据咨询公司理脉LegalMiner的涂能谋、孙川先生对本文的指导;感谢实习生任家慧对本文的贡献。