第三部分 建议篇
二、 仲裁案件管理
2. 工作风格
在境外仲裁程序中，仲裁当事人的工作风格，可能会对仲裁结果产生重大影响。中方当事人的工作风格，有时与境外仲裁程序的惯常要求不相适应。
首先，中方当事人向本方律师陈述事实时，喜欢避重就轻，只报喜不报忧，希望给律师“灌输”事实，而不是客观陈述事实。
其次，在书面证据披露上，一些中方当事人过于保守，不愿意提供任何技术文件。
再次，中方当事人“激情”过多，“理性”较少，容易陷入与外国申请人在程序上的“缠斗”。
当然，中方当事人的上述工作风格，情有可原：
第一，在向本方律师陈述事实时，不仅是中方当事人，全世界的仲裁当事人都可能在一定程度上偏离客观事实，叙述有利于本方的事实，回避不利的事实。
第二，大陆法系本身没有“书面证据披露”程序，加上中方当事人大都没有境外仲裁经验，不了解书面证据披露程序，因而本能地希望规避该程序。
第三，中方与申请人不仅在仲裁中对抗，在市场上也是竞争对手。申请人有时在仲裁程序上使用技巧（“摘樱桃”和“搅混水”策略），造成中方在程序上的被动，也使得中方不自觉地与对方进行程序交锋。
但上述工作风格可能会给中方的答辩工作造成负面影响：
其一，如果中方不能完整、客观地陈述事实，本方律师就无法在第一时间掌握案件全部事实，无法提前预判案件的答辩难度和弱点。在案件事实掌握不充分的情况下，本方律师不一定能选择适当的答辩策略。
其二，如果中方在没有理由的情况下，完全不披露技术文件，或不按仲裁庭的程序令披露文件，不仅将无法证明自己的答辩主张，也会给仲裁庭留下恶意违反仲裁规则的印象。在书面证据披露中，中方应认真倾听律师的专业意见，积极配合律师的工作。否则，会让整个案件答辩陷入被动。
其三，申请人在程序上的“缠斗”固然会让中方（特别是工程师）产生对抗情绪，但境外仲裁中当事人过度对抗不是明智之举。境外仲裁与英美诉讼最大的不同点在于，境外仲裁刻意淡化双方当事人之间的“对抗性”，强调双方在程序上的“合作”。因为国际仲裁属于私人争议解决机制，仲裁庭的权力由双方当事人赋予，仲裁程序由双方协商达成。国际仲裁程序能否有序推进，在很大程度上依赖于双方当事人能否“善意”（In Good Faith）地遵守仲裁规则，共同推进程序。因此，如果中方在仲裁程序上选择无理由的“不合作”，将会激怒仲裁庭，让仲裁庭站在本方的对立面。
我们建议，在境外仲裁程序中，中方应做到“对内坦诚、对外理性”。
“对内坦诚”（Veracity），是指中方与本方律师坦诚交流，客观、完整地叙述案件事实，认真听取律师专业意见，配合律师的工作。
“对外理性”（Reasonableness），是指在与对方进行程序“交锋”的过程中，尊重仲裁规则，尊重仲裁庭。如果与对方在程序上合作，不伤害本方利益，就应采取合作的态度。但如果有充分的理由在程序上提出反对意见，也应坚决提出。中方在仲裁程序上，应做到理性行事，不“无理取闹”。
这种“对内坦诚，对外理性”的工作风格，符合国际仲裁程序和惯例，有助于中方充分准备答辩工作，并赢得仲裁庭的信任和对手的尊敬。
3. 文件管理
“保密协议”争议境外仲裁中，中方当事人需有序地整理、筛选仲裁文件：
首先，应将文件分类整理为：（1）自主研发技术文件，包括研发报告和技术评审文件等；（2）公知信息文件：书籍、期刊、专利文件、设计标准等；（3）外国技术信息文件；（4）涉案项目文件。
上述文件应按时间顺序排列。对于每个项目中的技术文件，可按照不同属性归类，例如：技术图纸（初版/中间版/最终版）、数据表（工艺流程/部件）、工程手册、设计导则等。
其次，对分类后的文件进行筛选：先判断文件是否对本方有害，考虑将那些对本方不利的文件剔除；再判断文件与答辩观点之间的关联性，将那些关联性与证明力弱的文件排除；最后选出那些可以有力支持本方观点的文件，作为仲裁答辩的“主要证据”使用。
再次，对筛选后决定使用的文件进行摘录和标色：经过筛选决定作为证据使用的文件，不一定需要整篇提交。例如，对某项技术部件的研发报告，可只提交封面和涉及重要证明内容（技术项目名称、时间、设计人员、研究成果等）的报告内页。此外，还应对文件中的重要段落、文字、数据进行标色，突出重点。
最后，对提交的证据文件进行翻译：由于境外仲裁语言通常为英文，所以根据《IBA取证规则》第三条第十二款(d)项的规定，应将所有提交的中文文件翻译成英文。否则，证据将产生形式上的瑕疵。
4. 对外联络
在这类境外仲裁中，中方当事人有时也需要对外联络。
例如，如果涉案项目业主知道仲裁情况，很可能主动联系中方。由于在大多数司法区内，仲裁程序需对外保密，因此中方可以“保密”为由拒绝就仲裁程序与业主沟通。但如果中方当事人认为应向业主解释仲裁情况，可以与业主当面交流或通过电话交流，应避免书面函件往来（书信、电子邮件和传真）。这些书面函件一旦泄露，可能作为仲裁中的证据使用。
又例如，申请人可能从各种渠道收集中方的涉案项目技术文件。如果中方知道泄露文件的单位，且已与该单位签订“保密协议”，就应立即发出正式函件（律师函或者企业信函）敦促其遵守“保密义务”，立即停止向申请人提供技术文件，否则将承担法律后果。通过书面交涉，中方可以向泄密单位施加压力，阻断申请人的取证管道。
又例如，如果公共媒体就仲裁案情采访或询问中方，一般应采取不予回应的态度。如果必须回应，“专案组”应与本方律师讨论后，对外采取统一口径和恰当措辞。